俗话说年报做得好,年终少不了,一份好的年终报表,有时候直接影响你的年终奖!马上就到月底了,你的年终报表做好了吗?今天教给大家几个小技巧,轻轻松松让你的年报制作事半功倍,年终奖手到擒来甚至加倍!

1. Alt+= 快速求和汇总求和是年报制作里经常遇到的一个问题,传统方法是利用 SUM 函数 + 单元格拖拽。不过一个更快捷的操作是:先选中数据区,按下 “Alt+=”,稍后 Excel 就会将汇总结果直接填写到表格下方。如果你还需要横向汇总,那么可以在选择时多选一组空白列,这样 Excel 就会一并把横向结果也汇总出来了。

Alt+= 快速汇总表格

2. 一键切换数字格式将一个数值改为百分比或货币单位,传统方法是修改单元格格式。但如果这样的数值很多,也可以借助快捷键来完成。选中单元格,按下 Ctrl+Shift+3 就是日期格式,按下 Ctrl+Shift+4 就是货币格式,按下 Ctrl+Shift+5 就是百分比格式。

一键变换单元格格式

3. 一键展现公式表格里夹杂了很多公式,修改起来不方便。想让公式 “显形”其实非常简单,只要按一下 “Ctrl+~”就可以了。这样处理之后,再编辑表格就不怕将公式误删除了。

一键展现公式

4. 一键增加行列制作表格时经常需要添删行和列,传统方法是将光标定位到行列开头,再用右键手工操作。其实你也可以先将光标定位到要处理的行列开关,按下快捷键 Ctrl+/-。其中 “Ctrl+”是增加行(列),“Ctrl-”是减少行(列)。需要几个按几下,要比传统方法方便多了!

快捷键添删行和列

5. 快速在不同工作表间切换有些表格内置了多张工作表,想要遍历所有工作表,只能通过鼠标点击。其实我们也可以借助快捷键来完成,其中 Ctrl+PageDown 是向右切换,Ctrl+PageUp 是向左切换。而且这个快捷键没有循环功能,不会跳到结尾后再从头来一遍,很适合财务人员使用。

快速切换不同工作表

6. 不想看到碍眼的 “0”由于公式的缘故,很多做好的空白模板里都会包含大量的 0。如果不想看到这些 0,一个最直接的办法就是隐藏它。方法是:点击 “文件”→“选项”→“高级”,取消 “此工作表的显示选项”→“在具有零值的单元格中显示零”前面的复选框就可以了。

取消 “0”值显示

需要注意的是,这项设置仅针对于当前工作表有效,且会自动保存到文件里。设置好后,即便将表格放到另一台电脑上,也不会将 0 显示出来。

“消零”前后对比

7. 只打印表格中的某一部分有时一个表格中会包含若干内容,如果只希望打印其中某一部分该怎么办呢?答案就是——设置打印区域。选中要打印的部分,点击 “页面布局”→“打印区域”→“设置打印区域”。设置好后,再点击打印按钮,表格中的其他部分就不会被打印了。

使用 “打印区域”仅打印指定部分(蓝色表格)

8. 快速删除空行表格经过多次编辑后,往往会留下一堆空行,如何快速删除这些空行呢?很简单,首先 Ctrl+A 全选,然后按下 Ctrl+G 调出 “定位”对话框,接下来点击 “定位条件”,双击 “空值”。这时 Excel 会自动选中所有空白的单元格,接下来在空白格上右击并执行 “删除”→“整行”,所有的空行就被一键清除了。

快速删除空行

9. 快速录入部门员工清单如果需要重复录入内部员工信息,自定义序列将是一个不错的选择。首先将部门名称及员工清单按列输入到 Excel 中,然后选中并点击 “文件”→“选项”→“高级”,向下找到 “编辑自定义列表”按钮。接下来在弹出面板右侧点击 “导入”按钮,完成序列值添加。一旦后续需要填写本部门信息,只要输入部门名称(比如本例中的 “技术部”),再将填充柄向下拖拽,名单便自动生成了。

快速生成部门员工清单

10. 一键清除边框有时表格中的框线很碍眼,如何一键快速清除呢?很简单,选中要处理的单元格区域,然后按下快捷键 Ctrl+Shift+-(减号),这时区域内的框线就被一键清除了。

一键清除边框

11. 不相邻单元格填充相同数据有时我们需要在不相邻的单元格内,填写相同的数据。无论手工填写还是复制粘贴,都不够快捷。其实 Excel 支持一个更简单的方法,先将要填写的单元格按 Ctrl 键全部选中,然后在其中某个单元格内输入数值(此时单元格需要一直保持选中状态),接下来按下快捷键 Ctrl+Enter(回车),这时已选中的单元格内就会自动填好相同的数值了。

不相邻单元格填充相同数据

类似方法还可以在多个工作表中同时填写,方法是按住 Ctrl 键,首先将要填写的工作表全部选好,接下来再利用上述方法完成多单元格录入。完成后,所有被选中工作表的对应位置,都会自动填好相同的数值。

12. 工作表太多?这种选法你试过吗有些表格内置了大量工作表(最常见的就是一天一个工作表),选择时会很麻烦。其实 Excel 还支持一种列表式选择,只要在左下方切换按钮处右击,就能看到所有工作表。需要打开某个工作表时,直接双击对应的表格名称就可以了。

通过列表快速在多组工作表中挑选

13. 快速在多个工作簿中切换如何在多个已打开的工作簿间切换呢?很多人的选择都是——Alt+TAB。虽然 Alt+TAB 也能实现切换表格的目的,但由于列表中会包含其他程序,往往不能一键定位到所需的表格。其实 Excel 还支持一项 Ctrl+TAB 快捷键,与 Alt+TAB 不同,Ctrl+TAB 只会在已打开的工作簿间切换,不会受其他程序影响。

Ctrl+TAB 仅在已打开工作簿中切换

14. 单元格内容如何合并合并单元格只能对单元格结构进行合并,并不支持内容合并。其实在 Excel 中,还有一项功能可以实现内容级合并,这就是——内容重排。方法是:选中要合并的单元格(仅支持纵向排列),点击 “开始”→“编辑”→“填充”→“内容重排”,稍后被选中单元格的内容,就会自动被合并到一起了。

快速合并单元格内容

注意:使用这项功能前,需要首先将单元格列宽调整至足够容纳下所有的单元格内容才可。

15. 一键关闭所有 Excel 表格Excel 支持一键多开,也支持一键关闭。方法很简单,按住 Shift 键点击右上角的 “X”,所有已打开的表格,就会被一键关闭了。

按 Shift 一键关闭所有已打开工作簿

写在最后Excel 中类似的小技巧还有很多,特别是一些重复性操作,大多都会有变通的方法。好了,这就是本期要和大家介绍的几组办公小妙招,希望能对大家的工作有所帮助!